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Flexible Scanlösung für Dokumente und Zahlungsverkehr 18.11.2015
Flexible Scanlösung für Dokumente und Zahlungsverkehr
XINO Scanner bei der Verarbeitung der Geschäftsdokumente

XINO-Scanner übernehmen in der Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) einen verantwortungsvollen Job. Denn die LBBW versteht sich mit ihrem kompletten Produkt- und Dienst-leistungsangebot als eine moderne Universalbank. Seit 2013 hat sie XINO-Scanner von der Janich & Klass GmbH im Einsatz und digitalisiert damit jährlich über 9,3 Millionen Blatt Geschäftsdokumente sowie Belege des Zahlungsverkehrs. Dabei profitiert die Universalbank von der hohen Flexibilität und Performance der Geräte. Denn die XINO-Scanner verarbeiten zuverlässig die unterschiedlichsten Belegarten.

2012 hat sich die LBBW dazu entschieden, ihre vorhandenen Scanner, die zehn Jahre im Einsatz waren, auszutauschen. Anlass waren die mit der Zeit gestiegenen Ausfallzeiten sowie der höhere Verschleiß. Darüber hinaus entsprach die Leistungsfähigkeit der Geräte nicht mehr dem Stand der vorangeschrittenen Technik und den gestiegenen Anforderungen an die gescannten Dokumente. Während der Messe „DMS EXPO“ in Stuttgart, die mittlerweile Bestandteil der IT & Business ist, wurde der Diplom-Ökonom Olaf Gerken, Prokurist und Leiter der Gruppe Dokumentenmanagement der LBBW Service GmbH, auf die XINO-Scanner aufmerksam. Sie verfügen über eine Reihe von Eigenschaften, die sie zu einer zuverlässigen, flexiblen und leistungsstarken Basis für moderne Dokumentendigitalisierung machen. Dazu gehört das einzigartige Transportsystem mit schonender Papierführung über die gesamte Belegbreite, das für einen unterbrechungsfreien Betrieb sorgt und damit eine hohe Produktivität sicherstellt. Außerdem verfügt das System über ein dynamisch variables Geschwindigkeitskonzept um den Ansprüchen der unterschiedlichen Belegarten gerecht zu werden. Und nicht zuletzt die bedienerfreundliche Steuerung des Systems.

Nach der Messe trat Olaf Gerken mit weiteren Scan-Anbietern in Kontakt, forderte Angebote und Teststellungen an. Damit sich die Team- und Projektleiter mit den Geräten identifizieren konnten und auch der erforderliche Leistungsumfang sichergestellt wurde, waren sie in den Entscheidungsprozess involviert. Schließlich blieb das XINO-Modell übrig, das dann noch einmal mit eigenen Belegen „auf Herz und Nieren“ geprüft wurde.

Die LBBW kaufte zunächst drei Scanner und installierte diese in Stuttgart. Hier digitalisiert die Gruppe „Dokumentenmanagement“ mit insgesamt 25 Mitarbeitern sämtliche Dokumente aus dem Schriftverkehr, über neun Millionen Blatt pro Jahr. Sie werden über ein ausgefeiltes Logistiksystem aus den bundesweit verteilten rund 200 Filialen und Stützpunkten in die baden-württembergische Landeshauptstadt transportiert. Dabei handelt es sich vor allem um Verträge aller Art, Schriftverkehr, Kredit- und Wertpapierunterlagen, Bauunterlagen, sowie Protokolle aus Hauptversammlungen. Anfängliche Schwierigkeiten, die es bei der Abstimmung zwischen den einzelnen Systemen gab, haben die Service-Mitarbeiter von Janich & Klass schnell behoben. Mitte 2014 kamen drei weitere XINOS hinzu.

Die Dokumente werden je nach Art unterschiedlich schnell verarbeitet. Beispielsweise müssen Unterlagen zu Förderkreditakten innerhalb von ein bis maximal zwei Stunden digital zur Verfügung gestellt werden, da die Kreditbearbeitung erst nach dem digitalen Bereitstellen der Dokumente starten kann. Bereits fertig bearbeitete interne Unterlagen können dagegen durchaus auch erst nach Tagen archiviert werden. Demzufolge hat die LBBW ein Ampelsystem eingeführt, mit dem sie sicherstellt, dass die zur Dokumentenart hinterlegte zeitliche Vorgabe eingehalten wird. Die Ampel zeigt dabei nicht nur mit „rot“ und „grün“ an, ob Servicevereinbarungen erfüllt werden – durch den Status „gelb“ wird auch die drohende Gefahr von Verzögerungen signalisiert. „Bei der Digitalisierung von Dokumenten gibt es natürlich einige Besonderheiten, wie Ösungen oder Siegel“, sagt Olaf Gerken. „Hier müssen wir natürlich besonders sorgfältig arbeiten, denn Dokumente gehen teilweise an den Kunden zurück und müssen dabei unbeschädigt sein.“ Nach dem Scannen werden mit der OCR-Lösung InputAccel von EMC Captiva geschäftsrelevante Daten ausgelesen. Dazu gehören die Kunden-, Konto-, Lieferanten- bzw. Rechnungsnummer, Datum oder Beträge. Stichprobenartig erfolgt eine visuelle Qualitätskontrolle. Mit diesen Informationen werden die Dokumente indiziert und an das Dokumenten-Management-System IBM Content Manager (CM) übergeben. Sämtliche Unterlagen werden sechs Wochen in Papierform aufbewahrt, um so bei Rückfragen ggf. noch einmal darauf zugreifen zu können. Anschließend werden sie von einem Dienstleister datenschutzgerecht vernichtet. Neben den Dokumenten digitalisiert die LBBW auch Schecks und Überweisungsträger, die trotz der zunehmenden Nutzung des Online-Bankings im Tagesgeschäft nach wie vor anfallen. „Die Menge ist zwar rückläufig, aber durchaus weiter vorhanden“, sagt Olaf Gerken. Stand heute sind es täglich über 35.000 Schecks und Überweisungsträger. Damit sich der Tag der Wertstellung nicht verschiebt, müssen sie auch am selben Tag verarbeitet werden. Bei den Zahlungsverkehrsbelegen digitalisiert die Software AllScan von K7 die Belege. Und übergibt diese an das IT-System für beleghaften Zahlungsverkehr der FinanzInformatik. In diesem System werden dann buchungsrelevante Daten ausgelesen, interpretiert und verarbeitet. Damit ist die Voraussetzung erbracht, dass Sparkassen, die an das Rechenzentrum der FinanzInformatik angeschlossen sind, ebenfalls XINO-Scanner nutzen können. Neben dem Tagesgeschäft ist das Team von Olaf Gerken damit beschäftigt, sukzessiv Altaktenbestände aufzulösen, was noch einmal mit etwa 6,5 Millionen Blatt p.a. zu Buche schlägt. „Sind die zeitkritischen Tagesbelege und Dokumente digitalisiert, machen wir mit den Altakten weiter“, so der Prokurist. „Es entstehen quasi keine Leerzeiten.“

Olaf Gerken ist nicht nur mit den XINO-Geräten zufrieden, sondern auch mit dem Hersteller: „Janich & Klass ist ein kundenorientiertes, flexibles Unternehmen. Die Mitarbeiter kümmern sich bei Problemen und haben dann sehr schnell eine praktikable Lösung parat. Deshalb gebe ich bei der Lieferantenbewertung im Rahmen der regelmäßigen Neuauflage unserer ISO-9001-Zertifizierung dem Unternehmen die volle Punktzahl.“

Über die Landesbank Baden-Württemberg
Die Landesbank Baden-Württemberg hat eine Bilanzsumme von ca. 266 Mrd. Euro (per 31.12.2014) sowie rund 11.100 Mitarbeiter. Ihre Hauptsitze sind Stuttgart, Karlsruhe, Mannheim und Mainz.

Zusammen mit ihren drei Kundenbanken BW-Bank, Rheinland-Pfalz Bank und Sachsen Bank bietet sie in bundesweit rund 200 Filialen sowie Stützpunkten das komplette Produkt- und Dienstleistungsangebot einer modernen Universalbank. Auf dem Gebiet der Landeshauptstadt Stuttgart erfüllt die BW-Bank für die LBBW die Aufgaben einer Stadtsparkasse.

Prospex digitalisiert heterogenes Beleggut mit XINO-Scanner 17.11.2015
Prospex digitalisiert heterogenes Beleggut mit XINO-Scanner


Der XINO-Scanner erfüllt eine verantwortungsvolle Mission in der Prospex gGmbH. Die Gesellschaft digitalisiert für ihre Kunden pro Jahr etwa drei bis vier Millionen Seiten. Dabei verarbeitet unter anderem ein XINO-Scanner der Janich & Klass Computertechnik GmbH effizient Dokumente mit unterschiedlicher Größe und Beschaffenheit.

Bei Prospex handelt es sich um eine Werkstatt für seelisch behinderte Menschen im Kreis Heinsberg mit mehr als 300 Beschäftigten und ca. 70 hauptamtlichen Angestellten in vielen Geschäftsbereichen.

Seit 20 Jahren beschäftigt sich die Prospex gGmbH mit der Verarbeitung von Belegen. Was zunächst mit der Mikroverfilmung begonnen hat, wurde im Jahre 2008 um die Bereiche Archivierung und Digitalisierung erweitert, welches in den folgenden Jahren zum Kerngeschäft wurde und damit in den Geschäftsbereich mit dem Titel „Belegwesen“ mündete. Etwa 70 Mitarbeiter und zehn Angestellte archivieren, indexieren, digitalisieren und mikroverfilmen Dokumente der Kunden, führen OCR-Erkennung durch bzw. fügen Akten der Vernichtung zu.

„Im Zuge der Erweiterung suchten wir einen großvolumigen Scanner“, sagt Friedhelm Bongartz, Bereichsleiter bei der Prospex gGmbH. Da die Gesellschaft bereits im Rahmen der Mikroverfilmung Geräte von Agfa im Einsatz hatte, die von der Microform GmbH, heute Janich & Klass Computertechnik GmbH, weiter gepflegt wurden, ist sie an das Unternehmen herangetreten. Der Zeitpunkt war günstig, denn Janich & Klass hatte gerade seinen XINO-Scanner auf den Markt gebracht, den Prospex dann im Haus getestet und ihn anschließend erworben hat. „Natürlich haben wir uns auch Geräte anderer Hersteller angeschaut, allerdings sprach die hohe und gute Verarbeitung der Papierdokumente eindeutig für XINO“, so der Bereichsleiter. Grund dafür ist, dass unter anderem das Know-how, das sich Janich & Klass über lange Zeit aufgebaut hat, in die Entwicklung dieses Scanner-Typs eingeflossen ist. Dies betrifft vor allen Dingen das einzigartige Transportsystem mit schonender Papierführung über die gesamte Belegbreite. Es sorgt für einen unterbrechungsfreien Betrieb und stellt damit eine hohe Produktivität sicher. Außerdem verfügt das System über ein dynamisch variables Geschwindigkeitskonzept, um den Ansprüchen der unterschiedlichen Belegarten gerecht zu werden. Das ist insbesondere bei schwierigen Dokumenten, kleinen Belegen oder überlangen Dokumenten von Vorteil. „Wir digitalisieren sehr viele Patientenakten, in denen teilweise Belege enthalten sind, die so groß wie ein Kassenbon oder 80 cm lang sind“, erläutert Friedhelm Bongartz. Dazu kommen unterschiedliche Papierqualitäten aus dickem, festem Material, beispielsweise bei Fotos, oder dünnem, wie beispielsweise bei EKG- oder EEG-Aufzeichnungen.

Der Erfolg der Geschäftsfelderweiterung ließ nicht lange auf sich warten. Zahlreiche Einrichtungen aus dem Gesundheitsbereich, öffentliche Verwaltungen sowie Unternehmen aus der Industrie nutzen den angebotenen Service. Dazu gehören die Komatsu Mining Germany GmbH, die Procar Automobile AG, die Städte-Region Aachen, das St. Elisabeth Krankenhaus, Geilenkirchen, das Hermann-Josef-Krankenhaus, Erkelenz, und die DERNBACHER GRUPPE KATHARINA KASPER in Hessen, Nordrhein-Westphalen und Rheinland Pfalz und viele weitere Kunden.

Mittlerweile umfasst das bei Prospex vorgehaltene Papierarchiv mehr als 25 km, in dem Akten physisch eingelagert und verwaltet werden. Fordert ein Kunde eine Akte aus dem Papierarchiv an, stellt Prospex diese innerhalb von 24 Stunden im Original, oder digitalisiert in wenigen Stunden, zur Verfügung. So holt das „Belegwesen“ der Prospex gGmbH Patientenakten von einigen Kunden mehrmals wöchentlich ab und scannt sie dann unmittelbar nach dem Eintreffen. Andere Kunden wünschen, dass die Dokumente zunächst nur in Papierform archiviert und auf Anforderung digitalisiert werden. Dazu kontrollieren die Mitarbeiter zunächst die Akten und übernehmen die Registerstruktur, so dass das digitale Pendant dieselbe Struktur aufweist. Pro Register werden entsprechende Bookmarks in der PDF- bzw. PDF/A-Datei hinterlegt. Je nach Anforderung wird diese noch über OCR mit einer volltextfähigen Suche ausgestattet. Dabei liegt die erzielte Erkennungsrate bei maschinell erstellten Dokumenten bei etwa 90 Prozent.

Tragende Säule der Digitalisierung ist der XINO-Scanner inklusive der flexiblen und bedienerfreundlichen Software DpuScan, die ebenfalls Janich & Klass entwickelt hat. Sie unterstützt Single-, Dual- oder Multistream-Verarbeitung und bietet alle notwendigen Funktionen zur Scannersteuerung, Imagebearbeitung und Abspeicherung der eingescannten Bilder. Darüber hinaus können Bilder zur Verbesserung nachbearbeitet, von Hand Daten erfasst und mit der integrierten OCR eingescannte Texte ausgelesen und abgespeichert werden. In der Software werden pro Kunde entsprechende Jobs definiert, in die die jeweiligen Anforderungen hinterlegt sind. „Diese sind sehr unterschiedlich“, erläutert der Bereichsleiter. Beispielsweise hat ein Kunde die Auflage ausgegeben, dass alle Stellungnahmen und Bescheide unmittelbar in dem Dokument erkennbar sind. Dazu legen die Mitarbeiter in dem Papierstapel vor diesen speziellen Typen jeweils ein Trennblatt. An diese Positionen setzt DpuScan in der PDF-Datei ein Bookmark mit dem Hinweis, dass es sich bei dieser Seite um Bescheid oder Stellungnahme handelt. Jeder Digitalisierungsvorgang endet mit einer Qualitätssicherung und wird dann, je nach Wunsch, auf den Prospex eigenen Archiv-Servern, welche über eine sichere VPN-Leitung erreichbar sind, oder auf einem Wechseldatenträger zur Verfügung gestellt.

Trotz fortschreitender Digitalisierung besteht in einigen speziellen Marktsegmenten nach wie vor ein hoher Bedarf, Dokumente auf Mikrofilmen abzulichten. So speichert Prospex etwa die Hälfte von den Belegen, die sie digitalisiert, zusätzlich auf Mikrofilm und setzt dabei ebenfalls weiterhin auf die Kompetenz und Geräte von Janich & Klass. Dazu gehört der Archivrecorder AR 1000, ein Gerät, das aus digitalen Belegen analoge Filmbilder erstellt. „Patientenakten müssen in der Regel 30 Jahre aufbewahrt werden, was wir durch den Mikrofilm als revisionssicheres Medium sicherstellen“, so der Bereichsleiter.

„Neben der Qualität der XINO-Scanner war die Tatsache, dass wir jederzeit einen direkten Ansprechpartner beim Hersteller haben, ein weiteres Argument für die Zusammenarbeit mit Janich & Klass entscheidend“, sagt Friedhelm Bongartz. „Das ist mit Geld fast nicht zu bezahlen. Eventuell auftretende Probleme werden direkt gelöst.“ So hatte Prospex beispielsweise die Herausforderung, überlange Dokumente zu digitalisieren, die nicht ohne weiteres in das Ablagefach des XINO-Scanners gelegt werden konnten. Janich & Klass verschaffte Abhilfe, indem sie für Prospex ein spezielles Ablagemodul gebaut hat, das auch mit Belege von bis zu 80 cm Länge gut umgehen kann.




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